Lorsque votre organisation achète un logiciel de GMAO, l’un de vos premiers défis sera de savoir comment configurer et utiliser votre nouveau système. Votre service informatique ou vos consultants peuvent installer et effectuer une partie de la configuration initiale du système pour vous.
Vous devrez trouver un moyen de commencer à utiliser le système sans enliser ou ralentir les opérations de maintenance. Après tout, le travail essentiel ici est la maintenance continue des équipements et des installations. Le logiciel de gestion de la maintenance n’est qu’un outil. Il ne doit pas retarder le travail de maintenance parce qu’il doit être configuré ou que le flux de travail est compliqué.
Comment intégrer une GMAO sans difficulté ?
Quelques décisions de configuration du logiciel de GMAO à prendre
Comment allez-vous entrer les données dans le système ? Dans quel ordre devez-vous entrer les données ? Avez-vous besoin de saisir toutes vos données ?
L’un des premiers éléments que vous saisirez sera votre équipement et vos installations. Si vous disposez de ces informations dans un fichier délimité par des virgules, vous serez probablement en mesure d’en importer une grande partie.
Les fichiers texte délimités par des virgules peuvent être créés par la plupart des programmes. Supposons que vous ayez une liste d’équipements dans une feuille de calcul Excel.
Vous devriez être en mesure d’utiliser Excel pour l’enregistrer dans un fichier délimité par des virgules. Une fois que vous avez tous vos biens et installations dans le système, vous voudrez ajouter d’autres informations telles que les pièces de rechange et les fournitures, les techniciens, etc.
Ensuite, vous commencerez à définir les tâches de maintenance planifiées et non planifiées sur les différents équipements ou installations. Ce processus peut prendre un certain temps !Il est donc généralement préférable de commencer par quelques tâches de type dépannage.
Vous pouvez également avoir une tâche de dépannage générique pour tout type de maintenance. De cette façon, vous pouvez commencer à créer des bons de travail et à utiliser le système dès que possible.
Quel type de maintenance – dépannage ou préventive – devez-vous cibler en premier ?
Vous devriez probablement cibler d’abord les travaux de maintenance de dépannage. Créez des définitions de tâches pour ce type de travail et créez des bons de travail. Pour accélérer l’utilisation du système, vous pouvez créer quelques tâches génériques de dépannage et créer des bons de travail.
Au fur et à mesure que vous utilisez le système, vous pouvez ajouter des tâches et des instructions plus spécialisées.Plus vite vous commencerez à gérer les pannes, plus vite vous pourrez les contrôler. C’est l’entretien le plus coûteux et la cause de la plupart des insatisfactions et des problèmes et retards opérationnels.
Quel type de flux de travail de maintenance allez-vous utiliser ? Qui sera chargé d’envoyer les ordres de travail et de recueillir les commentaires ?
Vous aurez normalement un flux de travail où quelqu’un accepte les demandes de travail, crée les ordres de travail, programme la maintenance préventive et les transmet aux techniciens ou aux entrepreneurs pour qu’ils les exécutent.
Cette personne jouera essentiellement le rôle du planificateur de maintenance ou du superviseur de maintenance (voir « Rôle du planificateur de maintenance dans les programmes de gestion de la maintenance »).
Dans les petites structures de maintenance, cette personne pourrait même être un administrateur de bureau ou une autre personne n’appartenant pas à la maintenance. Une fois l’opération terminée, il doit y avoir un moyen de faire remonter dans le système le statut du bon de travail et tout autre retour d’information.
Selon les capacités du progiciel de maintenance que vous utilisez, cela doit être fait manuellement par quelqu’un ou de manière automatisée par les techniciens eux-mêmes. Le planificateur ou le superviseur de la maintenance doit également garder un œil sur les choses et s’assurer que le travail est achevé à temps et n’est pas laissé en suspens.
Quel type de résultats attendez-vous ? Quels rapports ou analyses de données vous aideront à déterminer si vous obtenez ces résultats ?
Les rapports sont un élément très important de votre système de gestion de la maintenance. Sans cela, vous et les autres n’avez aucun moyen de savoir avec certitude comment vous vous comportez.
Idéalement, le logiciel de maintenance doit être en mesure de vous présenter un bref résumé de statistiques utiles telles que l’arriéré des bons de travail, le nombre moyen de jours nécessaires à l’exécution des bons de travail, les bons de travail et les demandes de travail en attente, les équipements nécessitant le plus de temps de dépannage, etc.
Utilisez ces informations pour identifier les domaines de préoccupation et d’amélioration. Vous devriez commencer à constater une réduction progressive des pannes au fil du temps et une augmentation correspondante de la maintenance planifiée/préventive. Une fois que cela se produit, votre logiciel de gestion de la maintenance est en passe d’être rentabilisé !